SECRETARIA
La palabra secretaria tiene origen del latín secretarius, una o un secretario es aquella persona encargada de redactar y recibir correspondencia de una persona que tenga un cargo superior jerárquico, llevar una agenda, ordenar y enviar documentos de una oficina. El cargo que se ocupa como secretaria suele conocerse también como auxiliar administrativo.
Una secretaria realiza actividades elementales e importantes en una organización o empresa. Es la empleada que se encarga de la gestión diaria, siempre presentando reportes a su superior.
Es importante el hacer un énfasis en la presentación y carácter de una secretaria, ya que en lo general debe de mostrarse una persona elegante, limpia y presentable. Todo ello en base y relación de su carácter; quien desempeñe el puesto de secretaria debe de tener una voz dulce, agradable y una excelente atención al cliente. Ya que al no contar con dichos aspectos puede perjudicar a su empresa al obtener una mala referencia o queja.
SUS PRINCIPALES FUNCIONES
Dentro de las actividades se encuentran el atender el teléfono, enviar y responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar y ordenar los documentos, coordinar los pagos, cobros, entre otras tareas que se desarrollan como secretaria.
A todas ellas también se puede adjuntar la recepción de varios y diferentes tipos de documentos, el cálculo de diversas cuentas, el actualizar las agendas y citas de los contactos profesionales con los que tiene relación su jefe. Debe encargarse de brindar y saber toda la información requerida acerca de su oficina o departamento.
Al desempeñar el cargo de secretaria de una forma eficaz y eficiente tiene que ser vital el saber o conocer otras áreas diferentes a las de su desempeño, tales como; contabilidad, la gestión o ofimática, procesadores de textos, plataformas de correo, software, bases de datos, reuniones virtuales y archivo digital.
El cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por mujeres o bien por hombres, lo más común y habitual es que sea una ejercido por una mujer quien se desempeña en la función. Es por ellos que es mas frecuente mencionar a las secretarias y no de los secretarios.
Una cualidad principal que deben de tener las secretarias es la discreción con referencia o relación a los asuntos personales y privados de su jefe. La relación entre secretaria y jefe puede ser muy intima, sin embargo es muy mal considera y visto el tener una relación muy cercana al jefe ya que se presta a malos entendidos.
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